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Klicken Sie im Hauptmenü auf den "Import" - Knopf, dann werden Sie gefragt, wie Sie Bilder importieren wollen. Sie können wählen zwischen einzelnen Dateien und einem kompletten Ordner. Der Unterschied zwischen beiden ist, dass bei Auswahl eines Ordners zuerst die Dokumentenliste angezeigt werden, bei einem einzelnen PDF springen Sie direkt auf die Maske zur Klassifikation.Setzen Sie einen Haken bei "in die Inbox legen", dann fallen alle weiteren Bearbeitungsschritte beim Import weg. Statt dessen werden die Dokumente im Hintergrung ohne Klassifikation eingelesen und in den Eingangskorb gelegt, von wo aus sie dann weiterverarbeitet werden können.
Seite 1: Dokumentenliste: Haben Sie einen kompletten Ordner mit Dokumenten ausgewählt, dann werden Ihnen alle gefundenen PDF-Dokumente in einer Liste auf der linken Seite angezeigt.
Dokumente verarbeiten: Im Bereich unter der Liste finden Sie Knöpfe für die weitere Bearbeitung. Abbruch schließt den angezeigten Dialog, kein Dokument ist eingelesen. Mit dem Knopf "Aussortieren" wird das in der Liste ausgewählte PDF aus der Liste entfernt und innerhalb des gewählten Ordners in eine eigenen Ordner gelegt. Der Knopf "Einordnen" öffnet das Fenster zur Bearbeitung des ausgewählten PDFs.
Verweisname: Hier schlägt isodocs den Dateinamen des gewählten Dokumentes vor, eventuell bereinigt um ein gefundenes Datum und einen eventuell gefundenen Kunden-Matchcode (mehr dazu), sie können einen beliebigen anderen Namen wählen. Der Dokumentenname ist der Name des tatsächlich abgelegten Dokumentes, hier speichert isidocs den urspünglichen Dateinamen unsichtbar ab. Der Verweisname ist die Bezeichnung des gleichzeitig angelegten Verweises. Auf jedes Dokument können beliebig viele Verweise zeigen, d.h. ein Dokument kann über verschiedene Verweise in verschiedenen Ordnern abgelegt werden.
Belegdatum: Das ist in "isidocs" das Rechnungsdatum, das Datum eines Schriftstückes, etc. Von diesem Datum hängen viele Dinge wie Fristen, Zahlungsziele, und mehr ab. Dieses Datum setzen Sie bitte auf das Datum im Dokument. Diesen Schritt sollten Sie als erstes vornehmen, weil weitere Schritte wie z.B. angewandte Klassifikationsvorlagen darauf basieren. Setzen Sie hier das Datum passend, dann ist es möglich, mit einem einzigen weiteren Klick einen Verweis komplett einzuordnen.
Vorlage anwenden: In "isidoc" können sogenannte Klassifikationvorlagen erstellt werden. Klassifikationsvorlage ist eine Sammlung aller Einstellungen, die auf einen Verweis angewandt werden kann. Eine solche kann mit dem Aufklappmenü ausgewählt und angewandt werden. Damit ist es möglich, diverse Dinge für einen Verweis zu setzen: Ablageort, Kunde, Dokumentenart, Mappen und Aufgaben. Einige dieser Einstellungen sind abhängig vom Belegdatum, deswegen ist es wichtig, das zu Anfang der Bearbeitung richtig zu setzen.
Kontakt: Hier kann der Verweis einem Kontakt zugeordnet werden. Ein Kontakt ist ein Kunde, ein Lieferant, eine Versicherung, ein Mitarbeiter. isidocs hat eine Funktion, unabhängig von Ablage der Verweise in Ordner und Regale eine Auflistung aller zu einem Kontakt zugewiesenen Verweise anzuzeigen und dabei noch weiter nach Dokumentenart zu filtern. Einen Kontakt ornden Sie manuell zu, in dem Sie die ersten Zeichen des Namens eingeben und die TAB-Taste drücken. Es öffnet sich dann ein kleines Fenster mit den passenden Kontakten. Mit den Pfeiltasten wählen Sie einen aus, mit Return bestätigen Sie die Auswahl. Wird kein passender Kontakt gefunden, bietet das Programm die Anlage eines neuen Kontaktes an. ISt ein Kontakt ausgewählt, kann der mit dem kleinen blauen Pfeil daneben bearbeitet werden.
Dokumentenart: Jeder Verweis kann eine bestimmte Dokumentenart sein, ein Angebot, eine Rechnung, Schriftverkehr, Verträge, etc. Sie können beliebig viele Dokumentenarten über die Voreisntellungen anlegen (siehe dort). Ist kein passender Dokumententyp für das angezeigte PDF vorhanden, kann er mit dem Klick auf das "+"-Symbol angelegt werden
Regal: Hier wählen Sie aus den angelegten Regalen ein für diesen Verweis passendes aus. Im Aufklappmenü darunter werden dann alle in diesem Regal stehenden Ordner angezeigt.Ist noch kein passendes Regal angelegt, können Sie das mit dem kleinen "+"-Symbol tun.
Ordner: Hier weisen Sie dem Verweis einen passenden Ordner zu. Ist noch keiner angelegt, können Sie das mit dem kleinen "+"-Symbol tun.
Zuletzt benutzt: Während der Benutzung des Programmes merkt sich isidocs, welche Ordner Sie benutzt haben und bietet IHnen die als Schnellzugriff in diesem Aufglappmenü an. Bei Auswahl werden sowohl Regal als auch Ordner passend gesetzt.
Kopie ablegen: In isisdocs kann ein und dasselbe Dokument verschiedene Verweise haben. Mit diesen beiden Menüs kann ein zweiter Ablageort gewählt werden. WICHTIG: Auch dieser zusätzlich angelegte Verweis bezieht sich immer auf ein Dokument. Sinnvoll ist das z.B. wenn eine Ausgangsrechnung eines Mandanten gleichzeitig die Eingangsrechnung bei einem anderen Mandante ist.
In Mappe sortieren: Mit dieser Einstellung können Sie den eingelesenen Verweis auch gleich einer Mappe zuordnen, die dann im Haus herumgegeben werden kann.
Notiz: Für Erklärungen.
Sichtbarkeit: Hiermit steuern Sie die Sichtbarkeit des Verweises. Mit dem Brillen-Symbol wählen Sie eine der angelegten Benutzergruppen aus.
Dokument nach Import ablegen: Ist hier ein Haken gesetzt, wird das Originaldokument nach erfolgreichem Einlesen in einen Ordner verschoben..